Digitalisierung Immobilienverwaltung

Digitales Dokumentenmanagement in der Immobilienverwaltung bedeutet, alle wichtigen Unterlagen wie Mietverträge, Abrechnungen und Eigentümerdokumente elektronisch zu erfassen, zu organisieren und rechtssicher zu archivieren. Dadurch wird der Zugriff auf Dokumente erheblich beschleunigt, während gleichzeitig gesetzliche Anforderungen in der Immobilienbranche, wie z.B. die revisionssichere Archivierung nach der Schweizer Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) oder auch dem Schweizer Datenschutzgesetz (nDSG).

Ja, dank cloudbasierter Lösungen hast du in der Immobilienverwaltung jederzeit und überall Zugriff auf wichtige Dokumente. Ob Mietverträge, Eigentümerabrechnungen oder Rechnungen – alle Daten sind sicher und flexibel verfügbar, was besonders bei Vor-Ort-Terminen von Vorteil ist.

Bei der digitalen Rechnungsverarbeitung gehen Lieferanten-Rechnungen automatisch in den digitalen Posteingang ein, egal ob sie per E-Mail eingehen oder physisch gescannt werden. Die relevanten Daten werden mit moderner KI extrahiert und es ist lediglich eine Sichtprüfung durch die Administration nötig. Anschliessend erhält der zuständige Bewirtschafter der Liegenschaft die Rechnung direkt als Aufgabe zur Freigabe in seinem persönlichen Aufgabenbereich vorgelegt. Oftmals geht die Rechnung anschliessend zum zuständigen Buchhalter zur finalen Kontierung, bevor sie automatisch via Belegschnittstelle nach Immotop, Rimo oder auch AbaImmo übertragen wird. Insbesondere DocuWare eignet sich hervorragend für die digitale Rechnungsverarbeitung in der Immobilienbranche.

In der Immobilienverwaltung können nahezu alle administrativen Prozesse digitalisiert werden: von der Mieterkommunikation über die digitale Rechnungsverarbeitung bis hin zum Vertrags- und Fristenmanagement. Besonders der automatisierte Dokumentenaustausch mit Eigentümern und Mietern sorgt für Effizienz und Transparenz. Mit DocuWare und unserem Webportal für Eigentümer, STWEG und Mieter lassen sich alle Anwendungsfälle einfach und ohne Programmierung umsetzen.

Die initialen Investitionen in digitale Lösungen wie Dokumentenmanagement- und Rechnungsverarbeitungssysteme amortisieren sich schnell. Immobilienverwaltungen sparen langfristig durch reduzierte Papierkosten, geringeren Arbeitsaufwand und schnellere Prozesse – ein klarer Wettbewerbsvorteil in der Branche. Pro Rechnung kann mit mindestens 5 Minuten Ersparnis gerechnet werden. Bei 10’000 Rechnungen im Jahr und einem Stundenlohn von 50 CHF entspricht dies bereits über 40’000 CHF Kostenersparnis. Dabei sind nachträgliche Suche von Informationen und weitere Anwendungsfälle noch gar nicht eingerechnet.

Der erste Schritt ist die Analyse deiner aktuellen Prozesse, um Optimierungspotenziale zu identifizieren. Wir unterstützen dich dabei gerne mit unserer kostenlosen und unverbindlichen Bedürfnisanalyse. Anschliessend prüfen wir, welche Software-Lösungen für dich Sinn ergeben und beraten dich bei den einzelnen Anwendungsfällen.

Unsere eingesetzten Software-Lösungen setzen auf höchste Sicherheitsstandards. Dokumentenmanagement-Systeme wie DocuWare bieten beispielsweise verschlüsselte Datenübertragungen, rollenbasierte Zugriffsrechte und revisionssichere Archivierung, um sensible Daten wie Mietverträge oder Abrechnungen optimal zu schützen. Zudem lässt sich auch problemlos eine Mehrfaktor-Authentifizierung (MFA) integrieren.

Eine der grössten Herausforderungen bei der digitalen Transformation ist die Begleitung und Überführung in neue, digitale Arbeitsweisen. Dafür sind wir als Digitalisierungspartner da. Wir begleiten Immobilienverwaltungen auf diesem Weg und führen euch Schritt für Schritt ans Ziel.

Eine weitere Herausforderung kann die Wahl der passenden Software sein, da es eine Vielzahl am Markt gibt. Wir setzen auf bewährte Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) in der Immobilienbranche, wie z.B. DocuWare. W&W Informatik nutzt DocuWare bereits seit Immotop 1 als präferiertes DMS und als Ergänzung für ihre eigene Software.