DocuWare vs. M-Files: Warum der Vergleich wichtig ist
Ein auf seine Bedürfnisse ausgerichtetes Dokumentenmanagement-System (DMS) ist in jedem Unternehmen ein Grundpfeiler effizienter, digitaler Prozesse. Gerade in Schweizer KMU – wo Teams schlank sind und IT-Ressourcen begrenzt – zahlt sich die Wahl eines passenden Systems doppelt aus. Zwei der führenden Lösungen im DMS-Markt heissen DocuWare und M-Files. Beide setzen auf moderne, metadatenbasierte Technologie, unterscheiden sich jedoch in ihrer Ausrichtung und Eignung. Dieser Artikel hilft dir grundlegend herauszufinden, welches System besser zu deinen Prozessen, deiner Branche und deinem Digitalisierungsvorhaben passt.
Was bieten DocuWare und M-Files?
Metadatenlogik und Workflows: der gemeinsame Nenner
DocuWare und M-Files sind nicht nur einfache Dokumentenmanagement Software Lösungen für das Ablegen und Finden von Dokumenten, sondern eigenen sich für die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Dank den integrierten Workflow-Engines zur Abbildung von Geschäftsabläufen, lassen sich konsistente, transparente und schnellere Abläufe einfach und ohne Programmierung realisieren. Beide Systeme arbeiten nicht mit starren Ordnerstrukturen, sondern mit intelligenten Metadaten. Das bedeutet: Dokumente werden nicht in klassischen Windows Ordnern hierarchisch „abgelegt“,sondern mit Hilfe von Metadaten „beschrieben“ bzw. klassifiziert. Du findest alles, egal wo es gespeichert ist, über Schlagworte, Kategorien, Prozesse oder verknüpfte Informationen. Klassische Ordneransichten sind in beiden DMS Systemen dennoch verfügbar – rein als Benutzeroberfläche. Im Hintergrund sorgt die Metadatenlogik für Ordnung, Automatisierung und Compliance. Beide Systeme erfüllen DSGVO sowie das neue Schweizer Datenschutzgesetz.
DocuWare: starker Fokus auf Dokumente und Automation
DocuWare ist die perfekte Büroautomationslösung. Die Software richtet sich an Unternehmen mit klaren, strukturierten Abläufen: Rechnungsverarbeitung, Posteingang, digitale Genehmigungen, Purchase-to-Pay-Prozesse. Seine integrierte und leistungsstarke KI ist besonders für die automatisierte Klassifikation und Extraktion von Dokumentinhalten ausgelegt – etwa um Rechnungen automatisiert zu erfassen und an das ERP-System zu übergeben. Auch andere Dokumenttypen wie Lieferscheine, Bestellungen und der gesamte Posteingang können mit der integrierten künstlichen Intelligenz einfach abgewickelt werden. Die Lösung eignet sich ideal für Unternehmen in Industrie, Handel und Verwaltung, die ein zentrales Tool zur Automatisierung ihrer dokumentenbezogenen Büroprozesse suchen. Auch Immobilienverwaltungen oder Bauunternehmen können von den Stärken von DocuWare massgeblich profitieren.
M-Files: Mehr als nur Dokumente - dafür ohne KI
M-Files hat einen etwas weitergehenden, dokumentenunabhängigen Ansatz: Es bietet nicht nur Dokumentenmanagement, sondern ein kontextorientiertes Informationsmanagement. M-Files ist nicht ausschliesslich auf die Dokumentenablage spezialisiert, sondern findet seine Stärken in der Verwaltung von sämtlichen Objekten und Datensätzen. Dies können dokumentenunabhängige Aufgaben und Prozesse sein. Mittels «Prozess-« oder Projektmappen (Datensätze ohne eigentliches Dokument) können dokumentübergreifende Prozesse via Workflows abgehandelt werden. Für Treuhänder, Projektorganisationen oder Beratungsfirmen, bei welchen viele Informationsquellen zusammenlaufen, ist M-Files in dieser Hinsicht eine gute Wahl. Zudem richtet M-Files sich in der Unternehmens-und Produktstrategie tendenziell eher an etwas grössere Unternehmen.
Direkter Vergleich in der Praxis
DocuWare brilliert, wenn es um Automatisierung und strukturierte Prozesse geht. Wenn du beispielsweise viele Rechnungen erhältst, eine dokumentenbasierte Freigabekette hast und möglichst wenig manuell arbeiten willst, dann ist DocuWare unschlagbar. Mit der DMS-Software lassen sich im Vergleich zu M-Files die "Purchase-to-Pay" Prozesse einfach digitalisieren und automatisieren - auch auf Positionsebene. Rechnungen lassen sich beispielsweise vollautomatisiert mit Bestellungen, Auftragsbestätigung und Lieferschein abgleichen. Auch in Sachen Benutzerfreundlichkeit punktet es mit klaren Workflows und übersichtlicher Oberfläche – perfekt für Teams mit wenig IT-Affinität. Integrationen in ERP-Systeme gestalten sich aufgrund dem über 30-jährigen bestehen des deutschen Unternehmens oftmals ebenfalls einfacher.
M-Files hingegen überzeugt bei Prozessen, die über ein einzelnes Dokument hinausgehen. Ein typisches Beispiel: Ein Treuhänder hat für ein Mandat verschiedene Dokumente, E-Mails und Aufgaben, die relevant sind. Alles davon wird in einem digitalen Mandatsdossier gebündelt. Der Workflow läuft nicht zwingend auf dem einzelnen Dokument, sondern auf dem übergreifenden Steuer- oder Abschlussprozess (Dossier). Das erleichtert die Übersicht, minimiert Fehlerquellen und schafft Transparenz im Team.
M-Files verfügt jedoch im Unterschied zu DocuWare über keine integrierte künstliche Intelligenz. Deshalb müssen Dokumente manuell klassifiziert werden oder man greift auf eine vorgelagerte, eigenständige Datenextraktionssoftware zurück. Dies macht die Gesamtlösung oftmals etwas aufwendiger.
Gemäss dem DocuWare vs. M-Files Vergleich von g2.com punktet M-Files bei Nutzerinnen und Nutzern insbesondere mit einer sehr leistungsfähigen Suchfunktion und einer etwas breiteren Dateitypen Unterstützung. DocuWare hingegen überzeugt mit einem besonders zuverlässigen Support, einer einfacheren Administrationsumgebung und einer benutzerfreundlichen Dokumentenerstellung.
Praxisbeispiele aus der Schweiz
DocuWare bei einem Industrieunternehmen
Ein mittelständisches Industrieunternehmen digitalisiert seinen Posteingang mit DocuWare. Eingehende Belege werden automatisch erfasst, klassifiziert und validiert. Die KI extrahiert automatisch alle Daten, ordnet das Dokument dem richtigen Lieferant zu und extrahiert alle Positionen und startet automatisch einen Positionsdatenabgleich- und Genehmigungsworkflow. Nach Freigabe werden die Dokumente revisionssicher archiviert und Rechnungsdaten z.B. ins ERP übertragen. Ergebnis: 60 % weniger Bearbeitungszeit in der Kreditorenbuchhaltung und vollständige Transparenz über offene Belege.
M-Files bei einer Rechtsanwalts-Kanzlei
Eine mittelgrosse Anwaltskanzlei mit 12 Mitarbeitenden setzt M-Files ein, um ihre Mandate ganzheitlich und digital zu führen. Jedes Mandat wird als strukturierter Datensatz angelegt – inklusive aller zugehörigen Dokumente, E-Mails, Fristen, Leistungen, Aufgaben und Notizen. Dank der tiefen Integration mit Vertec werden Fristen und Leistungen dokumentenunabhängig als eigene Objekte mit entsprechenden Metadaten und Workflows synchronisiert. So lassen sich auch fristenrelevante Aufgaben unabhängig von Dokumenten erfassen, gezielt Mitarbeitenden zuweisen und termingerecht überwachen.
Die 360°-Ansicht in M-Files zeigt auf einen Blick alle relevanten Informationen zu einem Mandat – ob Fristen, Wiedervorlagen, E-Mails, Dokumente oder Aufgaben. Damit erhalten Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte jederzeit vollständige Transparenz und sparen wertvolle Zeit bei der Dossierführung. Im Vergleich zu klassischen Dokumentenmanagementsystemen bietet M-Files eine deutlich höhere Flexibilität bei der Abbildung juristischer Prozesse – und unterstützt so eine effizientere, sicherere und nachvollziehbare Fallbearbeitung.
Fazit – Welches System passt zu dir?
Beide Systeme sind leistungsfähig – aber ihre Stärken liegen in unterschiedlichen Bereichen. Wenn du strukturierte Prozesse mit hohem Automatisierungspotenzial digitalisieren willst, ist DocuWare eine sehr gute Wahl. Wenn dein Unternehmen komplexe und vielfältige Informationsstrukturen verwaltet, wo Dokumente nur ein Teil des Ganzen sind, dann ist M-Files möglicherweise die optimalere Dokumentenmanagement Lösung.
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